Les sondages d'amélioration continue sont construits de façon automatisée par l’algorithme de la plateforme, qui sélectionnera des énoncés parmi votre banque de questions actives pour chaque employé, à chaque occurrence de sondage.

Pourquoi un algorithme?

Conduire des sondages en continu peut soulever certaines inquiétudes. Par exemple, comment m’assurer de garder un œil sur différents enjeux en même temps, sans trop poser de questions? Ou encore, comment m’assurer que mes employés n’aient pas de sentiment de redondance?

C’est dans l’optique de sortir de ce cadre que nous avons créé l’algorithme pour les sondages en continu. Grâce à celui-ci, ce n’est pas tous les employés qui recevront les mêmes questions au même moment. Aussi, tous les facteurs de mobilisation et une majorité de sous-facteurs sont évalués à chaque occurrence de sondage. Cette approche comporte de nombreux avantages :

1. Vous assurer d’intervenir avant que certaines problématiques ne prennent de l’ampleur et ne laisser aucun facteur à l’oubli. Par exemple, ce n’est pas parce que la collaboration est bonne dans l’équipe aujourd’hui qu’elle le sera encore dans trois mois. Il y a des changements de projet, des départs et toutes sortes de raisons qui font en sorte que le climat de travail est en évolution constante. L’algorithme vous permet d’avoir une vue presqu’en temps réel de tout ce qui se passe dans votre organisation et de pouvoir poser des gestes concrets au bon moment. Ainsi, vous vous assurez de maintenir un haut niveau de mobilisation et un faible roulement de personnel.

1. Vous permettre de mesurer les améliorations pour confirmer des stratégies mises en place qui sont efficaces. À l’inverse, vous indiquer quand changer une stratégie qui n’apporte pas de bons résultats afin d’éviter de mettre des efforts inutilement.
   
2. Maintenir des sondages courts à répondre, sans devoir mettre de côté des facteurs importants à mesurer.
   
3. Conserver la motivation de vos employés en maintenant une diversité de questions à répondre.

Bref, vous êtes beaucoup mieux informé de l’opinion réelle de vos employés, en tout temps, ce qui vous permet de prévenir de nombreuses situations incommodantes. Tout cela, en même temps de conserver l’intérêt de vos répondants.

En plus de tous ces avantages, une plus grande banque de questions permet de sonder vos employés de façon plus précise. Dans l’exemple suivant, les deux énoncés font référence au sous-facteur ‘’Charge de travail’’ mais sous des angles différents afin de vous permettre d’intervenir au bon moment à l’endroit précis où vos employés éprouvent des irritants : Un employé pourrait répondre à l'énoncé ''J'ai suffisamment de temps pour bien faire mon travail.'' Tandis qu'un autre employé pourrait répondre à l'énoncé ''Le nombre de mes tâches et responsabilités me semble adéquat compte tenu de mon poste.'' En fonction des résultats, vous pourrez donc orienter vos actions de façon à avoir un plus grand impact.

Finalement, bien que les répondants ne reçoivent pas tous les mêmes questions au même moment, l’algorithme assure une répartition uniforme qui permet d’avoir un nombre représentatif de répondants à chaque question pour chaque occurrence. 

À la lumière de ces informations, vous pourrez en comprendre que peu importe le sondage, il est à votre avantage d’avoir le plus taux de répondants possible.

D’ailleurs, voici nos conseils et astuces pour vous aider à maintenir un haut taux de participation et d'avoir du succès dans votre démarche : Augmenter le taux de participation aux sondages

Quelle importance doit-on accorder aux résultats qui comptent peu de répondants?

Peu importe le nombre de répondants, la considération de résultats qui sont alarmants est non-négligeable. Il faut se rappeler qu'un employé est rarement seul à penser d'une certaine façon. Cela étant dit, il est important de se pencher sur ces scores et de saisir cette opportunité d'ouvrir la discussion auprès de vos employés. Cela permettra de désamorcer la situation à divers niveaux :

1. Créer un climat d'ouverture
2. Créer un sentiment de soulagement pour ceux qui pensent la même chose, mais qui n'osaient pas jusqu'à maintenant aborder le sujet
3. Adresser la situation en amont et montrer que vous prenez des initiatives, car plusieurs employés n'ont peut-être pas encore été sondés sur le même sujet
4. Montrer aux employés que vous prenez au sérieux cette initiative et prenez des actions concrètes
5. Permettre aux employés de se sentir entendus et impliqués dans la démarche

Par le fait même, ces avantages auront comme effet d'augmenter la mobilisation de vos employés et le taux de participation au sondage, car ils verront que cette démarche et leur expérience en tant qu'employé est importante pour vous.

Finalement, quoiqu'il soit pertinent de concentrer votre énergie sur les aspects les plus importants pour une majorité d'employés, il est également important d'adresser la situation même dans les cas exceptionnels où un employé a une opinion très divergente. L'impact son insatisfaction autant sur son bien-être personnel que sur le climat de travail de tous est non-négligeable. Entre autres, cela comporte le risque que cet employé devienne ou demeure un détracteur de l’entreprise et ainsi, parle négativement de l’entreprise, nuisant ainsi à la cohésion d’équipe et à la réputation de l’entreprise auprès de clients actuels et potentiels.

Comment augmenter le nombre de répondants par question?

Dans une démarche de sondages, un taux de participation moins élevé peut avoir un impact sur la crédibilité des résultats. Après avoir suivi nos conseils et astuces pour augmenter votre taux de participation, voici quelques alternatives possibles.

Modifier la période de visualisation

La façon la plus simple d’avoir un plus grand échantillon de répondants par question est d’allonger la période de visualisation dans l’aperçu du vos résultats. Par exemple, un plus grand nombre de répondants auront répondu à la même question sur une période de 6 mois que sur une seule occurrence de sondage.

Réduire le nombre de questions actives

Il est possible de désactiver certaines questions qui sont moins pertinentes pour votre entreprise. Ainsi, les probabilités que plus de répondants soient sondés sur les mêmes questions pour une même occurrence sera augmentée. Dans tous les cas et précisément dans cette situation, il sera important que la personne en charge de réviser la banque de questions actives y apporte des changements fréquents afin de ne pas induire un sentiment de redondance et conserver l'intérêt de ceux-ci à répondre.
Important! Il est recommandé de réactiver/désactiver des questions et/ou d'en ajouter des nouvelles plutôt que de changer le sens des questions déjà existantes afin de conserver la possibilité de comparer les résultats entre chaque occurrence.

Poser une question à tous les employés lors du prochain sondage 

S’il y a une question pour laquelle vous aimeriez avoir l’avis de tous les employés en même temps lors du prochain sondage, il est possible de la paramétrer de façon à ce qu'elle soit posée à tous dès la prochaine occurrence de sondage. Ainsi, vous serez assuré d'avoir le plus grand nombre de répondants possible à une question.

Pour plus de détails à ce sujet, vous pouvez vous référer à l'article suivant : Sélectionner certaines questions à poser lors du prochain sondage d'amélioration continue