Paramètres
- Vous rendre dans l'onglet Sondages puis cliquer sur la section de votre choix.
- Cliquer sur le titre du sondage.
- Vous apparaîtrez dans l'onglet Paramètres.
Nombre de question et fréquence
Le nombre de questions par sondage dépend du type de sondage à réaliser et de la fréquence de celui-ci.
Pour un sondage ponctuel, le nombre de questions est défini par défaut à 999 et la fréquence est sur demande, puisque la date exacte sera programmée. Bien qu’il n’y ait pas 999 questions dans votre sondage, ce nombre assure que chacune des questions soient posées aux employés.
Pour un sondage récurrent, vous pourrez déterminer la fréquence et le nombre de questions. Afin d’assurer de couvrir l’ensemble des questions de la base de données au cours d’une période de 6 mois, nous recommandons les paramètres suivants :
- Sondage aux 4 semaines (un par mois) : 20 questions
- Sondages aux 2 semaines : 10 questions
- Sondages chaque semaine : 5 questions
Si vous souhaitez poser une question ouverte à la fin de chaque sondage (par exemple : « Avez-vous d’autres commentaires que vous aimeriez partager? »), il est recommandé d’ajouter 1 question supplémentaire au nombre de questions posées par sondage, puisque celle-ci offre plutôt de l’information complémentaire aux autres éléments du sondage.
Audience du sondage
Vous pouvez sélectionner les groupes ciblés à qui vous souhaitez envoyer le sondage ou exclure les employés qui ne sont pas concernés.
Note : Vous constaterez que « Administrateur Système » est exclu par défaut lors de votre premier sondage. Il s’agit du code d’utilisateur qui permettait l’ouverture de votre compte.
Paramètres de communication
Rappels automatisés
Il est possible d’envoyer un rappel automatisé suivant l’envoi du sondage. Ces rappels seront envoyés uniquement aux employés qui n’ont pas encore répondu au sondage.
Le moment des rappels est calculé en jours calendrier et peuvent être ajustés selon le type de sondage et la fréquence. La programmation des rappels de sondage par SMS se fait au même endroit et est envoyée au même moment que les rappels par courriel. Pour en savoir plus sur l'envoi du sondage par SMS, vous pouvez consulter l'article suivant : Méthode d'envoi par SMS
Inclure une période d’attente pour les nouveaux employés
Nous recommandons d’attendre 30 jours avant d’envoyer un sondage de mobilisation aux nouveaux employés, afin qu’ils aient le temps de se familiariser avec leur équipe, leur gestionnaire et l’entreprise.
Vous pouvez modifier le nombre de jours d’attente selon la durée de votre processus d’accueil et d’intégration.
Personnaliser le courriel d’envoi du sondage
Le titre et le texte du courriel lors de l’envoi du sondage peut être modifié selon votre besoin. Le texte peut être édité directement dans la zone de contenu.
Le courriel est envoyé dans la langue de l’employé. Vous pourrez donc avoir un message en anglais et un message en français. Pour traduire le texte dans une autre langue, cliquez sur le sélecteur de langue puis sélectionner l’autre langue et éditez le texte.
Nous vous recommandons de tester votre courriel avant le lancement du sondage pour vous assurer que le tout vous convient.
N’oubliez pas de Mettre à jour le sondage, dans le coin inférieur droit de la page, lorsque vous avez terminé l’édition du texte.
Rapport d'actions
- Activer et paramétrer l'envoi des rapports d'actions à partir des paramètres du sondage
- L'accès à la plate-forme doit être accordé pour le rôle de gestionnaire.
- Lors de l'envoi, il doit y avoir au moins 5 répondants relevant du gestionnaire pour que le rapport soit généré et envoyé.
- Que le module de recommandations automatisées soit activé à partir de Administration > Compte > Modules > Recommandations automatisées pour améliorer la mobilisation.
Sauvegarder les modifications
Lorsque le sondage est inactif, vous pouvez effectuer des changements dans les paramètres et le courriel d’envoi, puis enregistrer vos modifications en utilisant le bouton de sauvegarde au bas de la page.
Lancement du sondage
- Allez dans l'onglet Culture et sondages divers à partir de Sondages dans le menu de gauche de la plate-forme.
- À droite du sondage que vous souhaitez lancer, cliquez sur la flèche verte.
- Cliquez sur Démarrer le sondage.
- Allez dans l'onglet Culture et sondages divers à partir de Sondages dans le menu de gauche de la plate-forme.
- Cliquez sur le titre du sondage que vous souhaitez lancer.
- Rendez-vous dans l'onglet Envoyer le sondage.
- Cliquez sur Planifiez une date de lancement, puis inscrivez la date et l'heure de lancement souhaitées.
Avant d’activer le sondage, assurez-vous d’avoir :
- Révisé l’ensemble du questionnaire (FR et EN)
- Paramétré le sondage selon vos besoins
- Testé le courriel d’envoi
- Mis à jour la liste des employés